Varastonhallintaa ei voi välttää, kun on kyse sähköisen liiketoiminnan kasvattamisesta. Tuotteiden määrän kasvaessa koko prosessin hallinta monimutkaistuu. Tässä voi auttaa nykyaikainen ohjelmisto, joka ottaa huomioon sekä yrityksen että siinä työskentelevien ihmisten tarpeet.
Pienemmässä yrityksessä, jossa kaikki ovat yhteydessä toisiinsa, pöydän yli puhumalla saadaan asioita aikaan. Yrityksen kasvaessa tiimi luo omat prosessinsa, ja kun ne ovat kerran käytössä, niitä on vaikea muuttaa. Siksi on tärkeää tehdä alusta alkaen oikea valinta – skaalautuva valinta – jotta ei tarvitse tehdä kallista alustan vaihtoa vuosien päästä. Alustan hinta on pieni kustannus verrattuna käyttöönottoon, ja myönnettäköön – uusien ratkaisujen käyttöönotossa on taipumus olla mukavuusalueella, vaikka ne säästäisivätkin aikaa.
Olemme Lumavisissa vierailleet asiakkaidemme toimistoissa useaan otteeseen ja etsineet yhdessä heidän kanssaan tapoja tehdä prosesseista helpompia sekä työntekijöille että asiakkaille. Seuraavassa kirjoitamme lisää varaston prosesseista, Erply WMS:stä (Warehouse Management System) ja siitä, miksi suosittelemme sitä.
Ohjelmiston käyttäjäkohtaiset erityispiirteet
Varastotyöntekijän työ vaatii nopeutta ja tarkkuutta, töitä on yleensä enemmän kuin on aikaa tehdä, ja tämä voi vaihdella kausittain. Ei ole harvinaista, että koko hallintohenkilökunta kutsutaan auttamaan tuotteiden pakkaamisessa jouluna tai muina sesonkiaikoina. Tehtävä voi olla nuorelle henkilölle (myös kirjoittajalle) ensimmäinen työpaikka, ja voidaan väittää, että varastossa työskentelevät ihmiset saattavat olla keskimääräistä nopeampia työnvaihtajia. Yksinkertainen ja intuitiivinen tekninen työkalu on siksi olennainen osa työhönottoa. Toisin kuin sähköisen kaupankäynnin ja markkinointivälineiden, sen on tarjottava käyttäjälle yksi hyvin selkeä polku siitä, mitä tietyssä tilanteessa on tehtävä.
Kuvittele suuri varasto, jossa tavaroita tulee ja lähtee jatkuvasti tavarantoimittajilta. Varastohenkilöstö voi joutua jatkuvasti keskeytymään erilaisten odottamattomien tapahtumien vuoksi, ja suuretkin lähetykset saattavat toisinaan vaatia keskeytyksiä. Monissa varastoissa käytetään edelleen kynää ja paperia, eivätkä digitalisoinnin keskeiset arvot – kaksinkertaisen kirjaamisen välttäminen ja virheiden vähentäminen – ole vielä saavuttaneet monia yrityksiä. Ihmiset itse saattavat vastustaa sitä mukavuudenhalusta.
Seuraavassa esitellään lyhyesti erilaisia käyttötapauksia ja selitetään, miten Erply WMS -toiminnot voivat ratkaista ne. On myös huomattava, että WMS voidaan liittää muihin liiketoimintaohjelmistoihin.
Tekninen ratkaisu
Paperiton varasto tarkoittaa sitä, että varastonhoitajalla, joka aiemmin juoksi paperikasan kanssa, on uusi työkalu – skanneri, matkapuhelin tai vain tietokone. WMS on pohjimmiltaan verkkosivu, joka voidaan avata millä tahansa laitteella, mutta kätevin tapa kerätä tietoja on skanneri.
Tavaroiden vastaanotto
Tavaroiden vastaanotto on prosessi, jossa inhimillisillä virheillä on taipumus hiipiä keskimääräistä enemmän. Ihmiset lähettävät tavarat ja ihmiset vastaanottavat ne – sinun on tulostettava ostoasiakirja, tarkistettava tavarat yksitellen ja syötettävä poikkeamat tietokoneelle. Sitten tavarat on asetettava oikeaan paikkaan hyllyssä.
Erply WMS:n avulla ostotilaus näkyy suoraan näytöllä, ja saapuvat tavarat voidaan kätevästi ”twiitata” siinä järjestyksessä, jossa ne vastaanotetaan aluksesta/laatikosta – tiedät aina, mitkä tavarat on jo vastaanotettu ja mitkä on vielä luettava. Yhden ostotilauksen voi vastaanottaa useampi henkilö. Erply WMS:n avulla on myös mahdollista jättää tavarat vastaanottoalueelle tai siirtää ne suoraan vastaanottoalueelta varaston osoitteisiin.
Myyntitilauksen täyttäminen
Ilman digitaalista varastoa poiminta tarkoittaisi tavaroiden etsimistä varastosta paperilla ja sen päättämistä, mitkä tavarat otetaan missä järjestyksessä. Kokeneempi varastohenkilöstö tietää päässään, missä tavarat ovat varastossa, kun taas vähemmän kokeneilla on opettelemista. Tämä on aikaa ja energiaa vievä harjoitus, joka voidaan välttää ottamalla käyttöön Erply WMS. Erply WMS ohjaa käyttäjää poimimaan myyntitilaukseen sisältyvät tavarat lyhintä reittiä pitkin, mikä tekee tilausten täyttämisestä nopeaa ja tehokasta ja säästää varastohenkilöstön aikaa.
WMS:ssä voit määrittää varaston osoitteeseen ilmoituksen, millä laitteella tavarat voidaan vastaanottaa. Jos tuote sijaitsee esimerkiksi ylempänä ja sen noutamiseen tarvitaan erikoishissi, käyttäjää varoitetaan ennen noutamisen aloittamista. Jos tilaus on niputettu ja käytetään kuljetusliittymiä (DPD, Smartpost jne.), tarvittavat pakettitarrat tulostetaan automaattisesti vahvistuksen yhteydessä ja kuljetusyritykselle ilmoitetaan odottavista tavaroista!
Asiakas voi konfiguroida edellä mainitut toiminnot ottaen huomioon oman liiketoimintansa erityispiirteet.
Lisää ratkaisuja
Tavaroiden sisään- ja ulostuloratkaisujen lisäksi Erpy WMS tarjoaa myös useita muita toimintoja. Kun inventaario on tehty, voit kätevästi tarkistaa, onko varaston osoitteiden ja inventaariotulosten välillä eroja. Jotta varastotasot pysyisivät kunnossa päivittäin, voidaan käyttää toiminnallisuutta, jonka avulla varastotyöntekijä voi tarkistaa hyllyssä jäljellä olevan määrän. Näin varastotasot voidaan pitää jatkuvasti oikeina.
Yhteenveto
Varasto on olennainen osa sähköistä liiketoimintaa, ja hyvin toimiva varastojärjestelmä on kasvavan sähköisen liiketoiminnan menestyksen hygieniatekijä.
Postauksen alussa puhuimme siitä, että prosessit syntyvät parhaista käytännöistä, mutta tässä on vivahde: ”Runsas räätälöinti on kaiken pahan alku ja juuri”, sanovat ohjelmistokehittäjät (ainakin ilmaisohjelmistojen kohdalla), ja tämä pätee myös varasto-ohjelmistoihin.
Tyhjästä rakennetut ratkaisut voivat olla käteviä tiimille ja luoda omistajuuden tunnetta niitä kehittävien henkilöiden keskuudessa, mutta kuten räätälöityjen ratkaisujen kohdalla, se voi tarkoittaa tuen menettämistä ja/tai yksinkertaisesti jäämistä jälkeen ajasta. Hyvä lähtökohta oman WMS:n rakentamiselle tarkoittaa sekä ohjelmiston tekemistä mukavaksi että ihmisten prosessien muuttamista parhaiden käytäntöjen mukaisiksi. Kun on kyse toteutuksesta, Erplyn tiimi tukee yritystäsi.
Erply POS on käytössä monilla maailman johtavilla tuotemerkeillä (esim. Zapos) sekä uusilla yrityksillä. Aikasäästöt ovat mitattavissa – esimerkiksi eräässä tapauksessa varastossa oli ennen 400 tilausta kahdeksan kokopäiväistä varastohenkilökuntaa, mutta käyttöönoton jälkeen 800 tilauksen varastossa oli neljä (joista kaksi yövuorossa) varastohenkilökuntaa.
Tule konsultaatioon ja yhdessä Erplyn kanssa autamme sinua miettimään, miten saat varastosi toimimaan synergisesti verkkokauppasi kanssa!
